Реестр процессов обработки персональных данных

2025 год
Цели:

• Подбор персонала (соискателей) на вакантные должности оператора
• Управление трудовыми ресурсами (кадровый учет, воинский учет, оформление внутренней кадровой документации).
• Осуществление начислений и отчислений в соответствии с трудовым законодательством РФ, а также предоставление информации в уполномоченные органы.
• Осуществление бухгалтерского учета, включая осуществление финансовых расчетов с работниками, и подготовка отчетности.
• Обеспечение служебных поездок.
• Подготовка, заключение и исполнение гражданско-правового договора.
• Запись на экзамен.
• Обеспечение безопасности работников и посетителей офиса Оператора, а также обеспечение сохранности имущества.

Сокращения:
• ПДн - персональные данные;
• НПА - нормативный правовой акт;
• ИСПДн - информационная система персональных данных;
• ФЗ № 152 - Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О персональных данных”;
• ФЗ № 402 - Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

 
Подбор персонала (соискателей) на вакантные должности оператора
Категория субъектов ПДн Соискатель на замещение вакантной должности.
Правовые основания для обработки п. 1 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152 - согласие на обработку ПДн.
Источник получения ПДн Соискатель на замещение вакантной должности.
Категория ПДн Общие ПДн.
Перечень обрабатываемых ПДн Фамилия, имя и отчество; пол; дата рождения; семейное положение; фотография; сведения о трудовой деятельности (в том числе стаж работы, данные о трудовой занятости на текущий момент); сведения об образовании (в том числе сведения о полученных навыках и знаниях, дипломов ВУЗов, других учебных заведений и курсах повышения квалификации); телефонный номер; электронная почта.
Перечень действий с ПДн Сбор, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, удаление, уничтожение, запись, систематизация, блокирование.
Способы обработки ПДн С использованием средств автоматизации, без использования средств автоматизации, смешанная.
Место хранения ПДн • Помещение, арендуемое оператором. Адрес: 603005, г. Нижний Новгород, ул.Алексеевская, 26
• Сервер, арендуемый оператором.
Срок обработки и хранения ПДн 1 год после завершения собеседования.
Порядок уничтожения • Использование технических средств при уничтожении из ИСПДн.
• Измельчение в шредере.
Трансграничная передача ПДн Не осуществляется.
 
Управление трудовыми ресурсами (кадровый учет, воинский учет, оформление внутренней кадровой документации)
Категория субъектов ПДн Работники (в том числе по договорам ГПХ), родственники работников, уволенные работники.
Правовые основания для обработки • п. 1 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152 - письменное согласие на обработку ПДн в случае передачи ПДн третьим лицам.
• п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152:
• Трудовой кодекс РФ;
• Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ “О воинской обязанности и военной службе”;
• Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 “Об утверждении Положения о воинском учете”;
• Рекомендации по ведению воинского учета в организации, разработанных Генеральным штабом ВС РФ от 11.07.2017;
• иные НПА.
Источник получения ПДн Работники и уволенные работники.
Категория ПДн Общие ПДн и специальные ПДн.
Перечень обрабатываемых ПДн Работники и уволенные работники: фамилия, имя и отчество; пол; данные документа, удостоверяющего личность; дата рождения; место рождения; номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; ИНН; сведения о гражданстве; адрес регистрации; адрес фактического проживания; телефонный номер; электронная почта;
реквизиты банковской карты; сведения о выплатах и премиях; сведения об удержаниях из заработной плате; сведения о трудовой деятельности, трудовом стаже; сведения о социальном положении (сведения о социальных льготах); сведения о состоянии здоровья (сведения о беременности, инвалидности с целью предоставления налоговых вычетов, различных льгот и расчета листов нетрудоспособности); отношение к воинской обязанности и сведения о воинском учете; должность; сведения об образовании, ученых степенях, званиях и наградах; семейное положение и сведения о семье.
Родственник работников: степень родства; фамилия, имя и отчество; дата рождения.
Перечень действий с ПДн Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление и уничтожение.
Способы обработки ПДн С использованием средств автоматизации, без использования средств автоматизации, смешанная.
Место хранения ПДн • Помещение, арендуемое оператором. Адрес: 603005, г. Нижний Новгород, ул.Алексеевская, 26
• Сервер, арендуемый оператором. Адрес:
Срок обработки и хранения ПДн • при трудоустройстве - на срок трудоустройства;
• 10 лет после расторжения трудового договора;
• 75 лет при переносе ПДн в архив (архивное хранение).
Порядок уничтожения • Использование технических средств при уничтожении из ИСПДн.
• Измельчение в шредере.
Трансграничная передача ПДн Не осуществляется.
 
Осуществление начислений и отчислений в соответствии с трудовым законодательством РФ,
а также предоставление информации в уполномоченные органы
Категория субъектов ПДн Работники.
Правовые основания для обработки • п. 1 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152 - письменное согласие на обработку ПДн в случае передачи ПДн третьим лицам.
• п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152:
• Трудовой кодекс РФ;
• иные НПА.
Источник получения ПДн Работники.
Категория ПДн Общие ПДн.
Перечень обрабатываемых ПДн Фамилия, имя и отчество; размер заработной платы.
Перечень действий с ПДн Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление и уничтожение.
Способы обработки ПДн С использованием средств автоматизации, без использования средств автоматизации, смешанная.
Место хранения ПДн • Помещение, арендуемое оператором. Адрес: 603005, г. Нижний Новгород, ул.Алексеевская, 26
• Сервер, арендуемый оператором. Адрес:
Срок обработки и хранения ПДн • при трудоустройстве - на срок трудоустройства;
• 10 лет после расторжения трудового договора;
• 75 лет при переносе ПДн в архив (архивное хранение).
Порядок уничтожения • Использование технических средств при уничтожении из ИСПДн.
• Измельчение в шредере.
Трансграничная передача ПДн Не осуществляется
Осуществление бухгалтерского учета, включая осуществление финансовых расчетов с работниками, и подготовка отчетности
Категория субъектов ПДн Работники.
Правовые основания для обработки • п. 1 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152 - письменное согласие на обработку ПДн в случае передачи ПДн третьим лицам.
• п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152:
• Трудовой кодекс РФ;
• иные НПА.
Источник получения ПДн Работники.
Категория ПДн Общие ПДн.
Перечень обрабатываемых ПДн Фамилия, имя и отчество; данные документа, удостоверяющего личность; размер заработной платы; реквизиты банковской карты; номер лицевого счета.
Перечень действий с ПДн Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление и уничтожение.
Способы обработки ПДн С использованием средств автоматизации, без использования средств автоматизации, смешанная.
Место хранения ПДн • Помещение, арендуемое оператором. Адрес: 603005, г. Нижний Новгород, ул.Алексеевская, 26
• Сервер, арендуемый оператором. Адрес:
Срок обработки и хранения ПДн • при трудоустройстве - на срок трудоустройства;
• 10 лет после расторжения трудового договора;
• 75 лет при переносе ПДн в архив (архивное хранение).
Порядок уничтожения • Использование технических средств при уничтожении из ИСПДн.
• Измельчение в шредере.
Трансграничная передача ПДн Не осуществляется

Обеспечение служебных поездок
Категория субъектов ПДн Работники.
Правовые основания для обработки • п. 1 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152 - письменное согласие на обработку ПДн в случае передачи ПДн третьим лицам.
• п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152:
• Трудовой кодекс РФ;
• иные НПА.
Источник получения ПДн Работники.
Категория ПДн Общие ПДн.
Перечень обрабатываемых ПДн Фамилия, имя и отчество; данные документа, удостоверяющего личность; данные документа, удостоверяющего личность за пределами РФ; сведения полиса медицинской страховки; гражданство; сведения о ранее выданных визах; сведения о трудовой деятельности; должность; сведения о доходах; электронная почта; адрес места жительства; телефонный номер.
Перечень действий с ПДн Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление и уничтожение.
Способы обработки ПДн С использованием средств автоматизации, без использования средств автоматизации, смешанная.
Место хранения ПДн • Помещение, арендуемое оператором. Адрес: 603005, г. Нижний Новгород, ул.Алексеевская, 26
• Сервер, арендуемый оператором. Адрес:
Срок обработки и хранения ПДн • при трудоустройстве - на срок трудоустройства;
• 10 лет после расторжения трудового договора;
• 5 лет при переносе ПДн в архив (архивное хранение).
Порядок уничтожения • Использование технических средств при уничтожении из ИСПДн.
• Измельчение в шредере.
Трансграничная передача ПДн Не осуществляется.
Подготовка, заключение и исполнение гражданско-правового договора
Категория субъектов ПДн Клиент, представитель клиента, выгодоприобретатель.
Правовые основания для обработки • п. 1 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152:
• с письменного согласия в случае привлечения третьего лица к обработке ПДн или в случае обработки специальной категории ПДн;
• с устного согласия в случае проведения телефонного разговора с клиентом.
• п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152:
• ч. 1 и 2 ст. 29 ФЗ № 402;
• пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ.
• п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152 - обработка персональных данных необходима для исполнения договора, по которому субъект ПДн является стороной, выгодоприобретателем или поручителем.
• п. 7 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152 - обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора.
Источник получения ПДн Клиент, представитель клиента, выгодоприобретатель.
Категория ПДн Общие ПДн и специальные ПДн.
Перечень обрабатываемых ПДн Клиент: фамилия, имя и отчество; дата и место рождения; телефонный номер; электронная почта; данные документа, удостоверяющего личность; данные документа, удостоверяющего личность за пределами РФ; реквизиты банковской карты; номер лицевого счета; пол; возраст; гражданство; адрес регистрации; адрес фактического проживания; специальные ПДн (касающиеся состояния здоровья, ограничений здоровья); и иные ПДн, которые требуются для полного и надлежащего исполнения обязательств по гражданско-правовому договору.
Представитель клиента: фамилия, имя и отчество; дата рождения; данные документа, удостоверяющего личность; адрес регистрации; телефонный номер; электронная почта; и иные ПДн, необходимые для установления полномочий представителя.
Выгодоприобретатель: фамилия, имя и отчество; дата и место рождения; телефонный номер; электронная почта; данные документа, удостоверяющего личность; данные документа, удостоверяющего личность за пределами РФ; реквизиты банковской карты; номер лицевого счета; пол; возраст; гражданство; адрес регистрации; адрес фактического проживания; специальные ПДн (касающиеся состояния здоровья); и иные ПДн, которые требуются для полного и надлежащего исполнения обязательств по гражданско-правовому договору.
Перечень действий с ПДн Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление и уничтожение.
Способы обработки ПДн С использованием средств автоматизации, без использования средств автоматизации, смешанная.
Место хранения ПДн • Помещение, арендуемое оператором. Адрес: 603005, г. Нижний Новгород, ул.Алексеевская, 26
• Сервер, арендуемый оператором. Адрес:
Срок обработки и хранения ПДн • На срок действия договора;
• 10 лет после исполнения обязательств по договору или расторжения договора;
• 75 лет после переноса ПДн в архив (архивное хранение).
Порядок уничтожения • Использование технических средств при уничтожении из ИСПДн.
• Измельчение в шредере.
Трансграничная передача ПДн Не осуществляется.

 
Запись на экзамен
Категория субъектов ПДн Посетитель сайта.
Правовые основания для обработки п. 1 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152 - согласие на обработку ПДн.
Источник получения ПДн Посетитель сайта.
Категория ПДн Общие ПДн.
Перечень обрабатываемых ПДн фамилия, имя, пол, дата рождения, место рождения, информация о гражданстве;
электронная почта, телефон;
отметка о наличии ограниченных возможностей здоровья;
Перечень действий с ПДн Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление и уничтожение.
Способы обработки ПДн С использованием средств автоматизации.
Место хранения ПДн • Помещение, арендуемое оператором. Адрес: 603005, г. Нижний Новгород, ул.Алексеевская, 26
• Сервер, арендуемый оператором. Адрес:
Срок обработки и хранения ПДн • В течение 12 месяцев со дня направления данных Оператору.
• До отзыва согласия.
Порядок уничтожения Использование технических средств при уничтожении из ИСПДн.
Трансграничная передача ПДн осуществляется*
* Оператор хранит персональные на серверах на территории Российской Федерации. В случае трансграничной передачи персональных данных субъект персональных данных дает на это письменное согласие. Трансграничная передача персональных данных осуществляется Оператором в Центральное правление Гёте - Института в г. Мюнхене (Германия) (Goethe Institut e.V. Адрес: Zentrale München, Oskar-von-Miller-Ring 18, 80333 München). Оператор осуществляет трансграничную передачу персональных данных в Центральное правление Гёте - Института в г. Мюнхене (Германия) (Goethe Institut e.V. Адрес: Zentrale München, Oskar-von-Miller-Ring 18, 80333 München) в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации. Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств, являющихся сторонами Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, а также иных иностранных государств, обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных, осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации. 
Обеспечение безопасности работников и посетителей офиса (помещения) Оператора, а также обеспечение сохранности имущества
Категория субъектов ПДн Работники и посетители офиса.
Правовые основания для обработки п. 7 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152 - обработка ПДн необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц.
Источник получения ПДн Работники и посетители офиса.
Категория ПДн Общие ПДн.
Перечень обрабатываемых ПДн Видеоизображение.
Перечень действий с ПДн Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление и уничтожение.
Способы обработки ПДн С использованием средств автоматизации.
Место хранения ПДн • Помещение, арендуемое оператором. Адрес: 603005, г. Нижний Новгород, ул.Алексеевская, 26
• Сервер, арендуемый оператором. Адрес:
Срок обработки и хранения ПДн 7 дней после записи видеоизображения.
Порядок уничтожения Использование технических средств при уничтожении из ИСПДн.
Трансграничная передача ПДн Не осуществляется.